Jak nastavit adresní štítky v aplikaci Microsoft Word

Obsah

• Jak rychle a snadno nastavit adresní štítky
• Metoda č. 1: Jeden list štítků se stejnou adresou
• Metoda č. 2: Různé adresy na jednom nebo více listech štítků
• Metoda č. 3: Sloučení šablony štítku se souborem adresy poštou
• Abychom vám lépe sloužili ...
• Nová anketa pro aktualizované verze

Amelia má více než 25 let zkušeností v oblasti IT, školení a vzdělávání a eLearningu.

Jak rychle a snadno nastavit adresní štítky

Štítky adres v aplikaci Microsoft Word lze vytvářet různými způsoby. Mám na mysli praktické listy štítků, které si můžete zakoupit v obchodě a které můžete vložit do tiskárny a vytisknout štítky, ať už na stejnou adresu, nebo na různé adresy. Štítky se stejnou adresou lze použít k předesílání obálek na místa, na která často posíláte poštu, jako je vaše hypoteční společnost nebo banka. Štítky s různými adresami lze použít k zasílání prázdninových karet a pozvánek na večírky.

Vysvětlím 3 různé způsoby, jak můžete štítky vytvářet:

• Metoda č. 1: Stejná adresa na listu štítků
• Metoda č. 2: Různé adresy na jednom nebo více listech štítků
• Metoda č. 3: Poštovní sloučení šablony štítku se souborem adresy

Tyto pokyny jsou pro MS Word 2007, ale pokud potřebujete vědět, jak v dřívější verzi Wordu, jako je 2002 nebo 2003, dejte mi vědět a já se pokusím uvést rozdíly pro vás.

Metoda č. 1: Jeden list štítků se stejnou adresou

1. Otevřete Word 2007 a nezapomeňte začít s novým prázdným dokumentem.
2. Z MS Office horní lištu pásu karet, klikněte Poštovní zásilky.
3. Klepněte na Štítky. The Obálky a štítky Zobrazí se dialogové okno.
4. Zadejte adresu, pro kterou potřebujete štítky.
5. Zkontrolujte, zda je přepínač „Celá stránka se stejným štítkem”Je vybráno.
6. V Označení části se typ štítku a číslo musí shodovat s listy prázdných štítků s adresami, které jste zakoupili v obchodě. Může se zobrazit výchozí výběr, Avery US Letter, 8160. Chcete-li změnit typ štítku, klikněte na Možnosti a vyberte ze seznamu.
7. Nakonec klikněte Nový dokument a vaše štítky se objeví. Viz ukázka na obrázku 1 níže. níže.
8. Uložte dokument pomocí Soubor, Uložit jako (rozevírací nabídka Soubor odešla s použitím nové lišty pásu karet Word 2007, ale stačí kliknout na tlačítko Office vlevo nahoře a najít Uložit jako).
9. Až budete připraveni tisknout štítky, nejprve vyzkoušejte tento test: Nejprve vytiskněte jednu stránku adres na obyčejný papír, abyste se ujistili, že jsou správně seřazené. Když si do tiskárny vložíte listy štítků, pokud si nejste jisti, která strana směřuje dolů, nejprve použijte tento trik: na bílý papír do tiskárny nakreslete šipku na jednu stranu papíru a poté proveďte zkušební tisk na bílý papír. Při tisku testovací stránky vám šipka pomůže určit, jakým způsobem podávat papír a zda štítky směřují lícem dolů nebo lícem nahoru.
10. Po vytištění zkušební stránky přidržte zkušební stránku s listem papíru se štítky na světle, abyste se ujistili, že jsou všechny řádně seřazené. Pokud jste připraveni k tisku, přejděte ke kroku 12 níže.
11. Pokud potřebujete upravit údaje o adrese, klikněte na Poštovní zásilky, pak Štítky. Poté podle potřeby upravte adresu v poli pro adresu a klikněte na Nový dokument vytvořit novou stránku s novými údaji o adrese. Opakujte kroky 8. až 10. výše.
12. Nakonec vložte štítkový papír do tiskárny a štítky vytiskněte.

Metoda č. 2: Různé adresy na jednom nebo více listech štítků

1. Otevřete Word 2007 a nezapomeňte začít s novým prázdným dokumentem.
2. Na horním pásu karet MS Office klikněte na Poštovní zásilky.
3. Klepněte na Štítky. The Obálky a štítky Zobrazí se dialogové okno.
4. V Adresa pole, nechte tuto oblast prázdnou, protože později budete zadávat různé adresy.
5. Zkontrolujte, zda je přepínač „Celá stránka se stejným štítkem”Je vybráno.
6. V Označení části se typ štítku a číslo musí shodovat s listy prázdných štítků s adresami, které jste zakoupili v obchodě. Může se zobrazit výchozí výběr, Avery US Letter, 8160. Chcete-li změnit typ štítku, klikněte na Možnosti a vyberte ze seznamu.
7. Nakonec klikněte Nový dokument a pro vaše štítky se zobrazí prázdná stránka. Viz ukázka na obrázku 2 výše.
8. Vidíte v dokumentu mřížku? Pokud z nějakého důvodu chybí, klikněte na Rozložení na pásu karet a poté klikněte na „Zobrazit mřížky”.
9. Uložte dokument pomocí Soubor, Uložit jako (rozevírací nabídka Soubor odešla s použitím nové lišty pásu karet Word 2007, ale stačí kliknout na tlačítko Office vlevo nahoře a najít Uložit jako). Poznámka: Je lepší uložit dokument hned a poté často během úprav.
10. Nyní začněte do dokumentu štítku zadávat jména a adresy. Pokud tato metoda funguje pro vás, vaše štítky mohou vypadat jako ukázka níže. Viz ukázka na obrázku 3 níže.
11. Máte obavy z abecedního řazení jmen? V tomto typu rozvržení nebudete moci snáze třídit jména, takže pokud máte velké množství jmen a chcete je seřadit v abecedním pořadí, podívejte se na další metodu, jak nastavit hromadnou korespondenci s adresou soubor.
12. Co děláte, pokud potřebujete více než jednu stránku štítků? Umístěte kurzor do poslední buňky štítku a stiskněte TAB klíč, který vytvoří další řádek na další stránce. Pokračujte v tisku TAB podle potřeby vytvořit více řádků.
13. Až budete připraveni tisknout štítky, nejprve vyzkoušejte tento test: Nejprve vytiskněte jednu stránku s adresami na obyčejný papír, abyste se ujistili, že jsou správně seřazené. Když vložíte listy štítků do tiskárny, pokud si nejste jisti, která strana směřuje dolů, použijte nejprve tento trik k otestování: na bílý kousek papíru do tiskárny nakreslete šipkou na jedné straně papíru , poté proveďte zkušební tisk na bílý papír. Při tisku testovací stránky vám šipka pomůže určit, jakým způsobem podávat papír a zda štítky směřují lícem dolů nebo lícem nahoru.
14. Nakonec vložte štítkový papír do tiskárny a štítky vytiskněte.

Metoda č. 3: Sloučení šablony štítku se souborem adresy poštou

K hromadné korespondenci jsou nutné dvě součásti: první dokument je „hlavní dokument”, Což je vaše rozložení štítku (ne data), a druhý dokument je váš zdroj dat, který obsahuje všechna vaše data. Pro budoucí potřebu může být vaším „hlavním“ dokumentem také prázdné rozložení pro dopis nebo obálku a štítky. Váš zdroj dat lze generovat v aplikaci Word současně s vytvářením hlavního dokumentu nebo to může být existující soubor, například tabulka slov, soubor aplikace Excel nebo přístupová databáze.

Výhodou použití hromadné korespondence je, že můžete nezávisle udržovat údaje o své adrese, třídit data, přidávat nebo mazat adresy a upravovat informace; pak můžete svůj datový soubor použít ke sloučení se štítky, dopisy, obálkami nebo jinými dokumenty. Je nutností pro velmi velké seznamy adres. V tomto příkladu probereme, jak použít hromadnou korespondenci pro štítky adres.

1. Otevřete Word 2007 a nezapomeňte začít s novým prázdným dokumentem.
2. Na horním pásu karet MS Office klikněte na Poštovní zásilky, pak Spusťte hromadnou korespondenci.
3. Klepněte na Štítky. The Možnosti štítků Zobrazí se dialogové okno.
4. V části Informace o štítku se typ štítku a číslo musí shodovat s listy prázdných štítků s adresami, které jste zakoupili v obchodě. Výchozí výběr, Avery US Letter, 8160, je uveden níže. Chcete-li změnit typ štítku, vyberte z rozevíracího seznamu.
5. Klepněte na OK. Zobrazí se prázdný dokument se štítkem.
6. Klepněte na Vyberte Příjemci.
7. Vybrat Zadejte nový seznam. The Nový seznam adres Zobrazí se dialogové okno.
8. Podle potřeby zadejte do příslušných polí svoji adresu. lis TAB přejít na další pole. Nepotřebná pole můžete přeskočit.
9. Chcete-li přejít na nový řádek pro nový štítek, klikněte na Nový záznam. Ukázka toho, jak může seznam adres vypadat, najdete na obrázku 4 v pravé horní části této části.
10. Po dokončení klikněte na OK.
11. Budete vyzváni k uložení seznamu adres. Zadejte název nového dokumentu, vyberte umístění, kam chcete soubor uložit, a kliknutím na tlačítko OK soubor uložte.
12. Zobrazí se „hlavní dokument“. Sloučené pole “Další záznam”Se zobrazí počínaje druhým rámečkem štítku. Neodstraňujte toto pole. Dále budete muset určit pole, která chcete sloučit, do štítků s adresami pro „hlavní dokument“.
13. Na pásu karet pod Poštovní zásilky, klikněte na Vložte slučovací pole. Zobrazí se rozevírací nabídka pole sloučení.
14. Klepnutím vyberte první pole. V tomto příkladu je první pole „Titul“. Klikněte na Vybrat pro přidání slučovacího pole na štítek. Poté klikněte Zavřít.
15. Stisknutím mezerníku necháte za nadpisem v rozložení štítku mezeru.
16. Klikněte na Vložte slučovací pole, klikněte na Jménoa klikněte na Vybrat přidat na štítek slučovací pole. Poté klikněte Zavřít.
17. Stisknutím mezerníku ponecháte mezeru za křestním jménem v rozložení štítku.
18. Klikněte na Vložte slučovací pole, klikněte na Příjmenía klikněte na Vybrat přidat do štítku slučovací pole. Poté klikněte Zavřít.
19. lis ENTER přejdete na další řádek.
20. Klikněte na Vložte slučovací pole, poté klikněte na jednu z nich Jméno společnosti nebo 1. řádek adresy, v závislosti na tom, zda máte v seznamu adres název společnosti. Klikněte na Vybrat přidat do štítku slučovací pole.
21. lis ENTER přejdete na další řádek.
22. Pokud jste vybrali Jméno společnosti v kroku 18 výše nezapomeňte vybrat řádek adresy 1 pro vaši adresu a stiskněte ENTER V případě potřeby.
23. Poslední řádek štítků s adresou bude obsahovat znak Město, Stát a Zip. Klikněte na Vložte slučovací pole, poté klikněte na každé pole a poté klikněte na Vybrat. Můžete buď kliknout Zavřít pokaždé, když přidáte pole, abyste mohli přidat mezeru nebo čárku, nebo můžete přidat interpunkci na konec po zavření rozevíracího seznamu Vložit sloučení.
24. Dále budete muset aktualizovat štítky s ohledem na vybraná slučovací pole. Na pásu karet pod Poštovní zásilky, klikněte na Aktualizovat štítky. Nyní by vaše štítky měly vypadat jako na obrázku 5, který se nachází v pravém horním rohu této části.
25. V tuto chvíli je dobré dokument uložit. Použijte název, který vám pomůže zjistit, že se jedná o váš hlavní dokument, šablonu štítků (nikoli však údaje o vaší adrese).
26. Nakonec sloučte hlavní dokument se svým seznamem adres z lišty pásu karet pod Poštovní zásilky, klikněte na Dokončit a sloučit. Vyberte „Úpravy jednotlivých dokumentů… “. Klepněte na OK sloučit všechny záznamy.
27. Nyní, co když to nevypadá dobře a uvědomíte si, že jste zapomněli vložit mezeru mezi křestní jméno a příjmení? Žádný problém… přejděte do svého hlavního dokumentu (šablony štítku), přidejte mezeru mezi «First_Name» a «Last_Name» a poté klikněte na Aktualizovat štítky. Opakujte kroky 23. až 25. výše. Na obrázku 6 je ukázka sloučených štítků.
28. Skvělý! Vaše štítky jsou nyní sloučeny a jste připraveni k tisku.
29. Potřebujete upravit nebo přidat další adresy? S otevřeným hlavním dokumentem stačí kliknout na Upravit příjemce pod Poštovní zásilky na pásu karet a zobrazí se váš seznam adres, který můžete upravit. V dialogovém okně seznamu adres jsou také možnosti řazení a filtrování, takže můžete řadit abecedně podle svého pole výběru nebo vybrat sloučit pouze určité adresy.

Neváhejte zveřejnit své dotazy nebo jakékoli problémy se štítky s adresou, se kterými se setkáte, a já vám rád pomůžu.

Abychom vám lépe sloužili ...

Nová anketa pro aktualizované verze