Obsah
- Digitální s GTD
- Proč Wunderlist? Proč teď?
- Přehled Wunderlistu
- Vytváření seznamů pro systém GTD
- Sbírání úkolů pomocí Wunderlistu
- Jak používat Přidat do Wunderlistu
- Organizace úkolů ve Wunderlistu
- Kontexty
- Místo pro všechno a všechno na svém místě
- Příprava věcí David Allen
- Vyjádřete se! Hlasujte pro svou oblíbenou aplikaci GTD
Jonathan je certifikovaný učitel, který učil ve Velké Británii a v USA. Nyní pracuje jako konzultant digitálního učení.
Digitální s GTD
Řekni mi, jestli to zní povědomě. Dnes jste zaneprázdněni, než jste kdy byli, a hranice mezi prací a domovem jsou nenávratně rozmazané. Máte nespočet věcí, které musíte udělat, a zdá se, že nikdy není dost času udělat ani polovinu z nich. Váš mozek je plný věcí, na které nechcete zapomenout, a máte málo času na originální myšlenky nebo spontánní projevy kreativity. Takže vytváříte seznamy, ale častěji ne, seznamy, které vytvoříte, abyste zmírnili svou úzkost, jednoduše přidejte.
Zní povědomě? Pokud ano, nejste sami. To jsem byl já, než jsem zahájil svoji cestu systémem, který změnil život s názvem Getting Things Done (GTD). Je to systém, který vytvořil David Allen, aby vyřešil všechny výše uvedené problémy, a pro mnoho lidí, včetně mě, to není nic menšího než dar z nebes. Kniha byla původně vydána téměř před 15 lety a byla založena na systému zaměřeném na papír s fyzickými soubory a složkami, který vám pomůže uspořádat si život. Nedávno bylo vydáno nové vydání, které přináší nejnovější technologické pokroky.
Pro mě však nová verze knihy nešla dost daleko. Proč? Tento systém je pevný a funguje stejně dobře jako kdykoli předtím, ale běžně používám velmi málo papíru, takže jsem potřeboval něco, co by mi pomohlo implementovat GTD v čistě digitálním prostředí. Stručně řečeno, musel jsem být bezpapírový. Existuje spousta digitálních nástrojů, které jsou schopny to usnadnit, ale po mnoha úvahách jsem se rozhodl pro Wunderlist.
Následuje vysvětlení toho, jak používám Wunderlist k implementaci GTD ve svém pracovním postupu. Nejde o shrnutí toho, jak začít s přípravou věcí. Místo toho je to jeden příklad digitální implementace. Vaše může vypadat jinak. Toto je v mnoha ohledech osobní pohled na Getting Things Done, ale je věrný původnímu konceptu.
Proč Wunderlist? Proč teď?
Už několik let používám Wunderlist jako správce úloh, ale teprve nedávno jsem se rozhodl, že to bude perfektně vyhovovat mé misi GTD. Proč? Moje kritéria byla krátká, ale zároveň náročná. Tady jsem chtěl:
- Snadnost použití
- Cross-platform
- Skvělý design
- Připomenutí / termíny splatnosti
- Zdarma k použití
Podíval jsem se na spoustu nástrojů, ale jen Wunderlist dokázal většinu času uspokojit většinu mých potřeb. Líbí se mi, že k němu mám přístup kdekoli a na jakémkoli zařízení. Stejně důležité však je, že to prostě funguje. Existuje jen velmi málo chyb nebo problémy se synchronizací mezi zařízeními, pokud vůbec existují. Pro mě to znamená, že tomu 100% věřím. Tato úroveň důvěryhodnosti je klíčem k jakékoli implementaci GTD.
Přehled Wunderlistu
Vytváření seznamů pro systém GTD
Měl jsem ve Wunderlistu velké množství seznamů. Teď mám sedm. Každý seznam je nějakým způsobem založen na seznamech, které ve své knize doporučuje David Allen. Oni jsou:
- Doručená pošta
- Projekty
- Další akce: Práce
- Další akce: Jiné
- Čekání na
- Někdy / možná
- Číst / sledovat později
Pokud jste použili systém GTD, výše uvedené seznamy by vám měly připadat známé. Rozdělil jsem „Další akce“ na Práce a jiný, což v podstatě znamená práci a domov, ale hodně věcí se děje mimo domov i práci, proto jsem se rozhodl pojmenovat tento seznam vhodně obecným štítkem.
Seznam „Číst / Sledovat později“ je něco, pro co jsem používal Pocket. Pocket je bezplatný nástroj pro vytváření záložek napříč platformami, který vám umožňuje ukládat věci ke čtení později z téměř jakéhokoli zařízení. V mnoha ohledech by to tedy byl ideální nástroj, ale chtěl jsem tento seznam odkazů ponechat blíže domovské základně a viditelnou část týdenního přehledu, proto jsem pro ně vytvořil seznam ve Wunderlistu. Většina položek v tomto seznamu jsou stránky z webových stránek, ale můžete přidávat soubory PDF a další soubory podle potřeby.
K dokončení nastavení GTD jsem se však uchýlil k jednomu vnějšímu nástroji. Pro materiály na podporu projektů používám OneNote, hlavně proto, že se to často skládá z webových odkazů a rozšíření prohlížeče Přidat do Wunderlistu vám umožňuje pouze přidat věci do seznamu, na rozdíl od úkolu. Také jsem nemohl vymyslet způsob, jak uspořádat vše, co jsem ve Wunderlistu potřeboval, aniž bych ohrozil mantru dalších kroků, která je spojena s probíhajícími projekty. OneNote vám umožní snadno přidávat poznámky, výstřižky z webu, datové soubory, zvukové nahrávky a další a funguje na více zařízeních.
Sbírání úkolů pomocí Wunderlistu
Existuje mnoho způsobů, jak zachytit vaše myšlenky, nápady a zdroje ve Wunderlistu. Pokud jsem na svém smartphonu nebo tabletu, používám mobilní aplikaci Wunderlist. Wunderlist má aplikace pro iPhone, iPad, Android a Kindle Fire, takže je k dispozici aplikace pro každou z nejpopulárnějších mobilních platforem. K dispozici je také aplikace pro Mac a jedna pro Windows. Chrome a Uživatelé systému Chrome OS může využít zabalenou desktopovou aplikaci Chrome, která funguje offline i online.
Dalším skvělým způsobem, jak dostat věci do svého Wunderlistu, je rozšíření prohlížeče Add to Wunderlist, které je k dispozici pro Chrome, Firefox a Safari. Pouhým kliknutím myši můžete do složky Doručená pošta rychle přidat webový obsah. Můžete také použít Přidat do Wunderlistu pro iOS prostřednictvím nabídky sdílení, pokud máte v zařízení nainstalován iOS 8 nebo novější.
A konečně funkce Mail to Wunderlist vám umožní poslat e-mail přímo do vaší doručené pošty Wunderlist. Jakmile v nastavení účtu povolíte Mail to Wunderlist, můžete do svého seznamu poslat jakýkoli e-mail přeposláním [email protected]. Pokud jej odešlete z e-mailové adresy, která je přidružena k vašemu účtu Wunderlist, objeví se magicky ve vaší Doručené poště s názvem předmětu e-mailu jako úkolem, zatímco tělo e-mailu bude přidáno jako poznámka. Mail to Wunderlist může být skvělý pro přeposílání e-mailů, které chcete změnit na úkoly.
Uživatelé aplikace Outlook mohou také použít Wunderlist pro aplikaci Outlook. Tento jednoduchý doplněk dělá to samé, ale dává vám mnohem větší kontrolu nad tím, do kterého seznamu přidáte e-mail. Wunderlist pro Outlook je k dispozici pro Outlook 2013 nebo novější, stejně jako Outlook na webu.
Jak používat Přidat do Wunderlistu
Organizace úkolů ve Wunderlistu
Všechny úkoly, myšlenky a nápady, které přidám do Wunderlistu, spustí moji Doručenou poštu. Toto je můj kbelík „chytit vše“. Tady jde všechno, bez ohledu na to, jak náhodná je myšlenka. Až budu mít čas, položky doručené pošty se poté roztřídí do jiných seznamů. Některé úkoly se vyhodí do koše, pokud již nejsou relevantní nebo použitelné. Materiály projektu se málokdy dostanou do mé Doručené pošty, protože je místo toho přidávám přímo do OneNotu.
Pomocí dílčích úkolů ve Wunderlistu přidám další kroky pro Projekty. Příležitostně také použiji sekci poznámek, abych poskytl více podrobností nebo vysvětlení o povaze projektu, ale to není něco, co dělám hodně. Pokud chcete, můžete k úkolům přidat soubory ve Wunderlistu. Bezplatná verze vás omezuje na maximální velikost souboru 5 MB, ale Wunderlist Pro toto omezení odstraní.
K úkolům nebo projektům, které to potřebují, lze přidat připomenutí a termíny. David Allen hovoří o tom, že si časově citlivé úkoly ponecháte výlučně ve svém kalendáři, ale moje skončí na obou místech kvůli adrese URL zdroje Wunderlist Calendar Feed, kterou lze použít k automatickému přidávání vašich úkolů do Outlook, iCal, Google Calendar nebo jiných webových kalendářů.
Kontexty
V systému GTD jsou kontexty schopnost třídit úkoly podle typu v závislosti na náladě, umístění nebo čase, který máte k dispozici. Ve Wunderlistu používám hashtagy k označení svých kontextů. Na různých místech budu mít kontexty jako #mileage, #phonecall, #email, #blogpost, #hubpages atd. Vše, co musíte udělat, je přidat hashtag k úkolu, který zadáte, a Wunderlist vám umožní seřadit podle konkrétního hashtag jednoduše kliknutím nebo klepnutím na ten, který chcete vidět. Zobrazí se všechny úkoly s tímto hashtagem a umožní vám pracovat na cílové skupině úkolů. Je to rychlé a efektivní.
Místo pro všechno a všechno na svém místě
Společnost Wunderlist nedávno získala společnost Microsoft, ale pro tuto oblíbenou aplikaci pro zvýšení produktivity je to obvyklé. Společnost Microsoft uvedla, že se zavázala udržovat aplikaci v chodu a v blízké budoucnosti ji aktualizovat o nové funkce, takže je to rozhodně dobrá zpráva vzhledem k tomu, kolik času a důvěry, které musíte investovat do aplikace GTD.
Wunderlist je pro GTD přirozeně vhodný, ale zároveň si uvědomuji, že něco tak důležitého bude vždy věcí osobních preferencí. Další možnosti jsou uvedeny v anketě níže, ale v sekci komentáře bych rád slyšel, co vám nejlépe vyhovuje.
Příprava věcí David Allen
Vyjádřete se! Hlasujte pro svou oblíbenou aplikaci GTD
Tento článek je přesný a pravdivý podle nejlepších znalostí autora. Obsah slouží pouze k informačním nebo zábavním účelům a nenahrazuje osobní rady ani odborné rady v obchodních, finančních, právních nebo technických záležitostech.
